Адреса электронной почты

Правила адресации электронной корреспонденции

Типичное явление, когда при назначении адресов электронной почты указываются имя и фамилия адресата. Например, наиболее частое правило: первая буква имени, точка, фамилия, все буквы в транслитерации.

Для предприятий и организаций это является не целесообразным — запомнить на слух очень тяжело, при смене сотрудника необходимо выполнить много работы по созданию нового адреса, настройке и переносу данных. Более правильным является назначение адресов по должностным и функциональным обязанностям. Во-первых, при смене работника, это позволяет предоставить новому сотруднику полную информацию о линиях е-мейл коммуникации его должности. Во-вторых, при смене должности необходимо только внести изменения в подпись, все связи будут сохранены и переданы новому сотруднику.

Короткие, простые и привязанные к должности е-мейл адреса очень удобны в ситуации, когда вашему сотруднику должны отправить письмо и ему нужно сообщить свой служебный адрес электронной почты, продиктовав по телефону. А если сотруднику приходится диктовать свой адрес раз десять на день? А если это служба поддержки, маркетинг или секретариат? Адреса могут быть должностными и групповыми. Короткие имена предоставляются сотрудникам, отделам и рабочим группам.

Важно! При приобретении программного обеспечения (лицензировании) очень важно регистрировать постоянный не изменяемый е-мей предприятия. Регистрация ПО на е-мейл сотрудника может вызвать проблемы при обновлении версий, расширении лицензий и функциональности программного обеспечения.

Как выбирать короткое имя? Короткое имя для е-мейл адреса должно формироваться по утвержденным корпоративным правилам. Ни в коем случае его не должен придумывать пользователь. В качестве имени может использоваться номер пропуска в том случае, если пропускная система предприятия связана с должностью. Кроме того, удобно использовать внутренний номер телефона.

Общие адреса для отдела: 1@vostok.ua – адрес для приема коммерческих предложений. Его легко продиктовать, запомнить и фильтровать спам. Также можно использовать названия отделов — kadry@vostok.ua.

Служебные общепринятые имена

• info@ — отдел маркетинга, в котором можно узнать краткую информацию об организации, продукции и услугах.
• marketing@ — отдел маркетинга и рекламы.
• sales@ — отдел продаж, заказ продукции и информация о заказах.
• support@ — отдел клиентской поддержки, вопросы по продуктам или услугам.
• admin@ — программисты, системные администраторы.
• user@ — пользователь, потребитель.
• mail@ — общая почта для входящих писем.
• blog@ — интернет-журнал событий, интернет-дневник, онлайн-дневник.
• office@ — приемная директор, секретарь.
• job@, resume@ или hr@ — для приема резюме и общения с кандидатами на работу.
• spam@ — для жалоб на спам.
• billing@ — для биллинга.
• account@ — для бухгалтерии и поддержки аккаунтов.
• postmaster@ — SMTP.
• hostmaster@ — DNS.
• usenet@ — NNTP.
• news@ — NNTP.
• webmaster@ — HTTP.
• www@ — HTTP.
• uucp@ — UUCP.
• ftp@ — FTP.

noreply@ — пример очень плохого адреса. Такой адрес электронной почты проявляет наплевательское отношение к получателю письма — «мы прокукарекали, а там хоть рассвет не наступай». Отправляете письмо — будьте готовы получить входящее письмо с вопросом, предложением или замечанием.

Формирование имени по определенной схеме

Например, адрес почты PNNDD@domain.ru в котором:

• P – префикс компании или подразделения.
• NN – номер или название отдела.
• DD – номер почтового ящика или код должности в отделе.

В итоге получится V010112@vostok.ua. Почтовый адрес, сформированный по такой схеме, уже можно легко продиктовать и правильно записать. Кроме этого, можно автоматизировать создание такого адреса при заполнении карточки сотрудника в программе «1С:Предприятие».

На время замещения или отпуска сотрудника, необходимо дать доступ к получению писем из его рабочего почтового ящика. Можно делегировать доступ к почтовому ящику без возможности отправки писем от его имени. Все письма должны отправляться от имени заместителя.

Задать вопрос