Учет в кафе

Варианты автоматизации учета в кафе

Варианты учета в кафе можно условно разделить на несколько видов. Каждый из них позволяет поддерживать деятельность кафе и его развитие. По мере расширения бизнеса и преобразования одиночного заведения в сетевое возникает необходимость в переходе на более совершенный и детализированный уровень учета. Автоматизация позволяет вести учет быстрей, уменьшить человеческий фактор. Чем крупней заведение и больше сеть, тем более детализированным должен быть учет.

1. «По краям».
2. Учет продаж.
3. Детализированный учет с калькуляцией.
4. Общий управленческий учет.
5. Полноценный управленческий учет.

Учет в кафе, с чего начать?

Необходимость учета в кафе появляется еще на стадии его создания. Кто-то ведет учет в бумажной тетради, кто-то в таблицах Excel, кто-то в программе 1С:Предприятие. Ведется учет вкладываемых средств в ремонт, закупку оборудования, оснащение заведения. Начинать учет можно со всего, чем удобно пользоваться. Затем настает этап выбора программного обеспечения и оборудования для учета продаж. Из опыта специалистов ООО «Восток», если это первое заведение, или «пробный шар», не стоит сразу наворачивать систему, покупать пос терминал, чековый принтер и программное обеспечение.

Вполне достаточно приобрести кассовый аппарат и выполнить требования законодательства. Это первый вариант учета — учет по краям. Учитываются вложенные средства в кафе, деньги выделяемые на закупку продуктов и зарплату персонала и выручка заведения. Минимальные вложения в учет, пробная эксплуатация и общая настройка работы заведения. Чтобы не вещали компании по автоматизации учета, для кафе на первом месте всегда были, есть и будут — вкусные блюда + атмосфера заведения. Именно эти две вещи создают поток клиентов и запускают сарафанное радио.

Старт кафе в режиме «учет по краям» позволяет:

1. Сэкономить деньги на открытие кафе.
2. Запустить заведение с минимальными затратами.
3. Отладить основные бизнес-процессы перед построением системы учета.
4. Упростить работу персоналу на старте.
5. Протестировать различные форматы работы.
6. Определиться с необходимой детализацией учета.
7. Выйти из бизнеса с минимальными потерями.

В минималистичном варианте организации учета в кафе, помимо обязательного учета в соответствии с требованиями законодательства, важным шагом является внедрение весового контроля — взвешивание поступающих продуктов, полуфабрикатов, готовых блюд (в рамках контрольного взвешивания), а также порций при отпуске посетителю.

Весовой учет в кафе выстраивается поэтапно — начиная с фиксации поступающих закупок (продуктов от поставщиков и закупок на рынке), далее осуществляется учет сырья на кухне, взвешивание ингредиентов, контроль веса полуфабрикатов, а также порционный и контрольный учет готовых блюд.

Для организации входного весового учета сырья, полуфабрикатов и продукции в кафе специалисты компании Восток рекомендуют приобретать весы:

• Весы товарные электронные Промприбор
• Весы товарные электронные Перша вагова (Кировоградский завод весодозирующего оборудования)

По результатам длительной эксплуатации весы этих производителей зарекомендовали себя с лучшей стороны — надежностью, стабильностью в работе, простоте подключения к компьютерной сети и учетному программному обеспечению.

Если кафе развивается и увеличивается поток клиентов, то необходимо переходить к детальному учету продаж. Кафе оснащается пос терминалом, приобретается pos принтер чеков, подбирается программное обеспечение для учета. Принтер чеков работает не только на учет, но и «подрабатывает» на маркетинг — в чеке указывается сайт заведения, телефоны для резервирования столиков, анонсы акций и мероприятий. Обратите внимание, для рекламы в чеке необходимо, чтобы pos принтер был рассчитан на ширину печати 80 мм. С интенсивной работой в кафе справится принтер Citizen, который быстро печатает чеки со скоростью 160 мм/сек на чековой ленте шириной 80 мм.

На этапе простого учета продаж можно выбирать практически любое программное обеспечения для кафе, как устанавливаемое на пос-терминал, так и работающее «в облаке». Варианты учетного программного обеспечения «в облаке» хороши, если заведение еще не определилось с дальнейшим развитием и нужна простая и недорогая программа учета для кафе. С прицелом на дальнейшее развитие учета стоит приобретать не облачный вариант. Из нашего опыта внедрения учета в кафе, оптимальным вариантом является Микроинвест. Программа простая в освоении, удобная в работе, позволяет постепенно наращивать детализацию учета.

Детализированный учет с калькуляциями блюд

На рынке очень много предложений по автоматизации кафе и приличное количество предложений по программному обеспечению для кафе. Протестировав большинство программ, специалисты компании «Восток пришли к выводу, что практически 80% потребностей в учете обеспечивают два программных продукта: Микроинвет и BAS. Эти две программы могут работать сообща. Мироинвест стоит выбирать если кафе будет работать по стандартным бизнес-процессами, без настройки под специфические потребности в виде особых дисконтных программ, подарочных сертификатов, учета по корпоративным клиентам и отдельным мероприятиям.

Общий управленческий учет в кафе

Управленческий учет в кафе подразумевает увеличение детализации учета, оперативный расчет рентабельности меню. При этом на первом месте все равно остаются самые важные участки - «продажа» и «кухня». Любые доработки в учете не должны сковывать работу этих участков. Наоборот — каждая модернизация программного обеспечения должна упрощать ведение учета на кухне и в продажах. Из опыта наших проектов в продажах (приеме заказов, до-заказах, расчетах с посетителями), а так же на кухне (прием, приготовление заказа, выдача официанту) — самым важным является скорость. Операции учета должны быть фоновыми, оснащение рабочих мест эргономическое и работа программного обеспечения максимально оптимизирована.

 

Полноценный управленческий учет в кафе

Эффективное управление кафе невозможно без налаженной системы управленческого учета, охватывающей все ключевые аспекты бизнеса — от бухгалтерии до мотивации персонала. Современный подход к учету строится на нескольких взаимосвязанных контурах:

1. Бухгалтерский учет и отчетность. Это основа финансовой прозрачности. Ведение учета в соответствии с законодательством позволяет отслеживать все денежные потоки, контролировать расходы и доходы, а также формировать достоверную отчетность для анализа и принятия управленческих решений.
2. Продажи и кухня: калькуляция и рентабельность блюд Учет продаж в зале, на вынос и через онлайн-каналы интегрируется с кухней. Ключевым элементом является автоматизированная калькуляция блюд, включающая себестоимость, наценку и учет остатков. Это позволяет точно рассчитывать рентабельность каждого блюда и оперативно реагировать на изменения цен и спроса.
3. Онлайн-заказы и доставка Интеграция онлайн-касс, мобильных приложений, служб доставки и агрегаторов заказов позволяет централизованно управлять всеми каналами продаж. Это дает полную картину по заказам, среднему чеку и нагрузке на персонал.
4. Мотивация персонала Система учета рабочего времени, KPI и бонусов помогает выстраивать прозрачную и справедливую мотивацию. Привязка результатов работы к выручке, отзывам клиентов и соблюдению стандартов обслуживания стимулирует рост производительности и качества сервиса.
5. Учет имущества и управление активами Контроль за посудой, оборудованием, мебелью и другими материальными активами кафе позволяет минимизировать потери и продлить срок службы оборудования. Ведение электронных паспортов объектов, инвентаризация с использованием QR или RFID ускоряет учет и предотвращает несанкционированные списания.

Интеграция учета с автоматизацией маркетинга

Система автоматизации учета и контроля качества в кафе может быть дополнена решениями для автоматизации рекламы и маркетинга. Такая интеграция особенно важна для сетевых заведений, где необходимо поддерживать единый стиль коммуникации, управлять акциями, лояльностью клиентов и анализировать эффективность маркетинговых кампаний.

Задать вопрос