Автоматизация библиотеки и учет книжного фонда

Современная библиотека — это не только фонд книг, но и цифровая система учета, поиска и взаимодействия с читателями. Автоматизация библиотеки позволяет организовать контроль каждого экземпляра книги, ускорить процессы обслуживания и создать полноценный электронный каталог.

Программные решения для библиотек

Программы для библиотек могут быть реализованы в разных форматах:

• локальные системы учета (установка на компьютерах библиотеки)
• облачные решения (доступ через интернет)
• веб-платформы уровня EAM (Enterprise Asset Management)

Наиболее перспективным подходом являются веб-платформы, так как они объединяют учет библиотечного фонда и публичный электронный каталог на одном технологическом уровне. Это позволяет работать с системой через браузер без сложной установки и обеспечивает доступ для читателей.

С чего начинается автоматизация библиотеки

Во многих библиотеках уже существует база данных в виде Excel-файлов, таблиц или электронных списков. Это хороший фундамент для перехода к автоматизированной системе учета.

С помощью модулей импорта можно:

• перенести данные из Excel и таблиц в систему учета
• структурировать каталог книг
• создать электронные карточки изданий

Если учет ведется в бумажном виде (карточки, журналы), цифровизация также возможна:

• ввод данных по существующим спискам
• распознавание информации по фото обложек книг
• обработка фото корешков книг

Для ускорения ввода могут использоваться технологии искусственного интеллекта, позволяющие автоматически распознавать книги и формировать карточки.

ISBN и инвентарный учет книг

ISBN (International Standard Book Number) — это международный номер книги, который используется для идентификации издания.

ISBN помогает:

• быстро находить книгу в каталогах
• автоматически заполнять карточки
• синхронизировать данные с внешними базами

Однако ISBN не заменяет библиотечный учет. Он относится к изданию в целом, а не к конкретному экземпляру.

Для полноценного учета библиотечного фонда каждому экземпляру книги присваивается уникальный инвентарный номер.

Технологии идентификации книг

Современные библиотеки используют несколько уровней идентификации:

• Штрих-коды — базовое решение для учета и выдачи книг
• QR-коды (веб-паспорта) — расширенный доступ к информации о книге и взаимодействию с читателем
• RFID-метки — ускорение инвентаризации, контроль перемещения и защита фонда

Каждая технология имеет свои преимущества. На практике наилучший результат достигается при комбинированном использовании — в зависимости от задач библиотеки и бюджета проекта.

Автоматизация учета в библиотеке

Библиотеки различаются по видам и типам. Государственные, национальные, муниципальные, частные, учебные (вузовские, академические, школьные), личные (семейные), публичные, отраслевые (медицинские, технические, сельскохозяйственные, корпоративные). В настоящее время идет активная оцифровка книг, журналов, технической и специализированной документации. Библиотеки все больше получаются смешанного типа на традиционных носителях и в цифровом виде. Некоторые книги сейчас не печатаются на бумажном носителе и доступны только в электронном виде.

Учет в библиотеке – это комплекс мероприятий и операций, который обеспечивает фиксирование фактических сведений об объеме, составе и движении библиотечного фонда. Учет библиотечного фонда включает регистрацию обновления фонда, присвоение инвентарных номеров, маркировку, инвентаризацию, оценку стоимости, реставрацию, списание и подведение итогов движения библиотечного фонда.

Использование новых информационных технологий и технический прогресс во всех сферах жизни не оставили в стороне и библиотеки. Библиотеки кроме обычных задач учета: приход, оборот, инвентаризация, реставрация, списание сталкиваются с рядом специфических для библиотек проблем.

• Продолжительное время тратится на инвентаризацию. 
• Читатели долго стоят в очереди, чтобы получить необходимые книги или сдать уже прочитанные.
• Много времени занимает поиск книг, которые находятся в глубине полок.

Основные моменты автоматизации библиотеки.

Книге при оприходовании или инвентаризации присваивается индивидуальный инвентарный номер, который записывается в базе данных библиотеки и числится за каждой конкретной единицей. На основании инвентарного номера книги формируются штриховые и QR кода для печати на этикетках.

При применении RFID меток к инвентарному номеру книги сопоставляется цифровой код RFID метки. Для больших или корпоративных библиотек (технических архивов) можно сразу заказать тирах этикеток RFID меток и при проведении инвентаризации выполнять маркировку книг и запись меток в базу данных. Для небольших библиотек достаточно применения обычно бумажной этикетки и печати при необходимости на настольном принтере этикеток — купить настольный термотрансферный принтер этикеток.

На всех книгах наносится этикетки содержащие штрих-код с инвентарным номером. Это минимальный уровень автоматизации учета в библиотеке. Маркировка выполняется в процессе периодической инвентаризации и при пополнении библиотечного фонда новыми книгами. В бухгалтерии, этот процесс называется «ввод в эксплуатацию». При вводе книг в эксплуатацию им присваивается инвентарный номер, формируются этикетки, печатаются и наносятся на книгу. Процесс выдачи, приема и инвентаризации книг с применением инвентарных штриховых кодов значительно упрощается. Рабочие места библиотекарей оснащаются сканерами штриховых кодов, а для инвентаризации можно применять терминалы сбора данных (мобильные компьютеры). Можно даже организовывать места самообслуживания по типу как это делается в супермаркетах. Читатель самостоятельно может сканировать книги которые он выбрал или сдает.

При считывании сканером штрих-кода информация о книге автоматически передается на ПК. Применение беспроводных сканеров штриховых кодов добавляет удобства и гибкости в работе сотрудникам библиотеки. Сканер не связан с компьютером кабелем передачи данных, что позволяет выполнять сканирование на большем расстоянии от компьютера.

Это значительно сокращает время книговыдачи и учета выдаваемых книг.

Для читательского билета печатается с помощью принтера этикеток штрих-код, с помощью которого можно будет потом идентифицировать каждого посетителя. Сканируя читательский билет, можно просмотреть историю посещений, какие книги выдавались и все ли возвращены вовремя.

Ускорить размещение и поиск книг на полках можно с помощью маркировки стеллажей и полок адресными этикетками. Чтобы автоматизировать операции учета и инвентаризации книг на адресных этикетках печатается штриховой код. Стеллажи и полки маркируются полипропиленовыми этикетками.

Для автоматизации инвентаризации библиотечного фонда необходим терминал сбора данных, а также свой уникальный штрих код для каждой книги. Далее дело техники. Вместо того, чтобы заносить данные о каждой книге в журнал, а затем сравнивать их с информацией, содержащейся в компьютерной базе данных, сотруднику библиотеки достаточно считать с помощью терминала сбора данных штрих-коды всех книг. Затем терминал сбора данных подключается к компьютеру, происходит сравнение фактического количества книг с их числом в базе данных. В итоге, на печать могут быть выведены результаты инвентаризации, а также перечень не найденных при инвентаризации книг.

RFID технология позволяет перевести автоматизацию учета в библиотеке на более совершенный уровень. Радиочастотная идентификация не отменяет применение штриховых кодов, а гармонично дополняет их. В первую очередь, RFID в библиотеке ценен значительным ускорением поиска. Для чтения RFID метки нет необходимости в прямой видимости, как со штриховым кодом. Эта особенность позволяет выполнять поиск книг в режиме «охота на лис». В мобильный терминал сбора данных выгружается список номеров для поиска и затем необходимо проходить между рядами считывая метки и находя искомые. Для сужения зоны поиска можно уменьшать мощность антенны, и точно определять местоположение книги. Дополнительная проверка выполняется по штриховому коду. Как правило все мобильные приложения для работы с RFID метками позволяет считывать и штриховые коды.

 

Цифровая библиотека и веб-каталог

Автоматизация библиотеки позволяет создать современный электронный каталог с возможностью:

• поиска книг онлайн
• просмотра доступности экземпляров
• работы с читателями через веб-интерфейс
• интеграции с мобильными устройствами

Веб-платформы позволяют объединить учет, инвентаризацию и публичный доступ в единую систему.

Практический эффект автоматизации

• контроль каждого экземпляра книги
• ускорение выдачи и возврата
• снижение ошибок учета
• прозрачная инвентаризация фонда
• современный сервис для читателей

Автоматизация библиотеки — это не разовая задача, а поэтапный процесс, который начинается с базового учета (штрих-коды) и может развиваться до внедрения RFID и цифровых веб-паспортов книг.

Свои запросы и вопросы присылайте на электронный ящик vostok@pkf.dp.ua, через форму обратной связи или звоните + 38 067 384-69-83.