Автоматизация инвентаризации основных средств

Инвентаризация основных средств (ОС) — изначально это понятие произошло от бухгалтерского учета. Сейчас охват термина «Инвентаризаци ОС» значительно расширился и речь идет о полноценном управлении активами предприятия. Если раньше под инвентаризацией основных средств подразумевалась проверка соответствия основных средств учетным записям о них в журналах и бухгалтерских программах, то сейчас этот термин охватывает большую детализацию учета и контроля над активами предприятия.

Основные средства предприятия — это все материальные активы (инструменты, оборудование и т.п.) предприятия, используемые в процессе производства продукции или предоставления услуг, срок эксплуатации которых больше одного года. Чтобы проверить соответствие наличия основных средств по документам фактическому, периодически необходимо проводить инвентаризацию. Для этого необходимо все пересчитать вручную, что, согласитесь, достаточно трудоемкое мероприятие.

Мы предлагаем вам вариант инвентаризации основных средств, который значительно упростит и ускорит этот процесс.

Маркировка

Чтобы провести инвентаризацию, все основные средства должны быть промаркированы. Каким образом это сделать? Мы предлагаем современный и простой способ маркировки основных средств. На принтере этикеток печатаем этикетки со штрих-кодом, который будет содержать наименование, инвентарный номер и месторасположение каждой единицы основных средств. 

Применение термотрансферного принтера этикеток и полипропиленовой этикетки с соответствующим риббоном (красящей лентой) позволяет обеспечить до 80% задач по маркировке основных средств и имущества в офисах.

Для производственных условий, а также для оборудования и оснащения, эксплуатируемого на открытом воздухе, необходимо применять специализированные этикетки или иные средства маркировки.

Одной из оптимальных моделей для старта проекта инвентаризации является Godex G-500. Этот принтер этикеток подключается к любой корпоративной программе, не требователен к расходным материалам и легок в освоении для сотрудников предприятий. 

 

Наносим отпечатанные этикетки с помощью ручного аппликатора этикеток. Он удобен при работе и позволяет приклеить этикетку без особых усилий.

Для некоторых видов оборудования, приборов и техники стандартных бумажных или даже синтетических этикеток недостаточно. В производственных цехах, на открытых площадках, в складских зонах или при сервисном обслуживании маркировка подвергается воздействию влаги, пыли, масел, ультрафиолета, перепадов температур и механического истирания. В таких условиях оптимальным решением являются этикетки с ламинацией — дополнительным защитным слоем, который предохраняет печать и основу этикетки от повреждений.

Ламинирующий слой обеспечивает устойчивость к агрессивным средам, химическим веществам, частому контакту с руками и инструментом. Это особенно важно для инвентарных номеров, технических паспортов, QR-кодов, штрихкодов и RFID-меток, которые должны считываться на протяжении всего жизненного цикла актива — от ввода в эксплуатацию до списания. Сохранность кода и читаемость информации напрямую влияют на качество учета, технического обслуживания, ремонтов и проведения аудитов.

Применение специальных ламинированных этикеток позволяет сократить затраты на повторную маркировку, повысить надежность автоматической идентификации и обеспечить соответствие внутренним стандартам предприятия или отраслевым требованиям. В проектах автоматизации учета материальных активов такая маркировка является не просто расходным материалом, а важным элементом инфраструктуры системы управления активами.

Встраивание автоматизации инвентаризации в существующие корпоративные системы учета требует предварительного анализа действующей ИТ-архитектуры предприятия. Необходимо изучить структуру баз данных, используемые учетные платформы, регламенты обмена данными и требования к информационной безопасности. Только после этого можно определить оптимальную схему интеграции, обеспечивающую корректность, целостность и актуальность информации.

На практике применяются различные модели обмена: файловый обмен (регламентированные выгрузки и загрузки), интеграция через API в онлайн-режиме или с минимальной задержкой, а также прямой обмен между базами данных с использованием сервисов синхронизации. Выбор подхода зависит от масштабов предприятия, требований к скорости обновления данных, допустимой нагрузки на систему и внутренних политик безопасности.

Правильно выбранная схема интеграции позволяет исключить дублирование информации, минимизировать ручные операции и предотвратить конфликты версий данных. В результате автоматизация инвентаризации становится не отдельным модулем, а полноценной частью единого корпоративного информационного контура управления.

Когда придет время провести инвентаризацию, это процесс не составит особого труда. Берем терминал сбора данных и считываем все штрих-коды, нанесенные на основные средства.

Затем выгружаем их в базу, подключив терминал сбора данных к ПК. Результат инвентаризации мы получаем без замедлений, сравнив полученную информацию о основных средствах с той, которая хранилась в компьютере.

С помощью терминала сбора данных инвентаризацию можно провести удаленно, например в филиалах компании, которые находятся в другом городе. Считав все штрих-коды основных средств в филиале, мы можем настроить передачу данных таким образом, чтобы результаты инвентаризации с терминала сбора данных (непосредственно с места проведения) через Интернет оказались в базе данных центрального офиса. Таким образом, сотрудники удаленного филиала не смогут изменить результаты инвентаризации основных средств.

Вышеизложенный вариант проведения инвентаризации основных средств позволяет увеличить эффективность и достоверность учета, снизить влияние человеческого фактора и сократить затраты труда.

Обращайтесь в компанию «Восток», и мы поможем вам автоматизировать процесс инвентаризации основных средств. Присылайте свой запрос и вопросы на электронный ящик vostok@pkf.dp.ua, через форму обратной связи или звоните +38 068 405-41-11.

Задать вопрос