Автоматизация учета библиотечного фонда и имущества библиотеки

Цифровизация библиотечного фонда и имущества

Проект автоматизации учета библиотечного фонда и имущества Великоалександровской библиотеки стартовал в конце 2025 года. Основной целью проекта стала цифровизация библиотечного учета на современной платформе с возможностью дальнейшего развития системы и постепенного подключения новых технологий идентификации.

После анализа задач и существующих процессов в качестве технологической основы была выбрана многофункциональная платформа WebRozum в конфигурации EAM. Выбранное решение позволило объединить в одной информационной среде сразу несколько задач — публичное представление библиотеки в интернете, электронный каталог и внутренний учет библиотечного фонда и имущества.

Единая платформа для сайта и внутреннего учета

Одной из особенностей проекта стало использование общей платформы как для публичной части библиотеки, так и для внутренних учетных процессов.

Публичный сайт предоставляет читателям информацию о библиотеке, книгах, авторах, новостях и событиях, а учетная часть используется сотрудниками для систематизации библиотечного фонда и имущества.

Такой подход позволяет не создавать отдельные, изолированные друг от друга системы, а постепенно формировать единое цифровое информационное пространство библиотеки.

Учет библиотечного фонда

Система предусматривает индивидуальный учет экземпляров библиотечного фонда с использованием инвентарных номеров и средств автоматической идентификации.

На первом этапе основным машинно-считываемым идентификатором был выбран штриховой код. Это позволяет начать цифровизацию без существенного усложнения инфраструктуры и использовать доступное оборудование для маркировки и считывания кодов.

При этом архитектура решения предусматривает возможность дальнейшего развития системы и применения RFID-меток для автоматизации инвентаризации, поиска и других операций с библиотечным фондом.

Оборудование для начального этапа автоматизации

Для запуска автоматизации библиотеки на первом этапе не обязательно использовать дорогостоящее RFID-оборудование. Базовые задачи маркировки и оперативного учета могут быть решены с помощью сравнительно простого и доступного комплекта оборудования.

Для этого достаточно офисной модели термотрансферного принтера этикеток и проводного сканера штриховых кодов.

Такой комплект позволяет:

• печатать этикетки для книг и товарно-материальных ценностей;
• наносить на этикетку штриховой код;
• размещать ссылку или код веб-паспорта;
• печатать свободно читаемый инвентарный номер;
• быстро находить и идентифицировать объекты с помощью сканера;
• ускорять операции приема и выдачи;
• проводить инвентаризацию;
• формировать ведомости и другие учетные документы.

Такой подход позволяет начать цифровизацию библиотеки с минимальными инвестициями в оборудование, одновременно создавая основу для дальнейшего перехода к RFID-технологиям без перестройки всей системы учета. При этом штриховое кодирование остается полноценным инструментом учета и может использоваться постоянно, а RFID подключаться только на тех операциях, где требуется более высокая скорость инвентаризации, массовое считывание или автоматизация поиска фонда.

Веб-паспорт книги

Помимо внутреннего учетного идентификатора, для книг формируется цифровое представление, доступное читателям через веб-интерфейс.

Веб-паспорт позволяет связать физический экземпляр книги с информацией о ней в информационной системе и сделать часть данных доступной непосредственно через сайт библиотеки.

Таким образом идентификация используется не только для внутреннего учета, но и как инструмент развития электронного каталога и цифровых сервисов для читателей.

Учет имущества библиотеки

Платформа EAM WebRozum позволяет развивать проект не только в направлении учета книжного фонда, но и использовать единую систему для учета имущества библиотеки.

Это дает возможность объединить в общем цифровом контуре книги и другие материальные объекты, используя для них единые принципы инвентарной идентификации, маркировки и ведения электронной информации.

Проблема наполнения электронного каталога

Одной из наиболее трудоемких задач проекта стало первичное наполнение информационной системы данными о книгах.

Для каждого издания необходимо сформировать и структурировать значительный объем информации: название, данные об авторе, краткое и расширенное описание, а также другие сведения, необходимые для электронного каталога и публичного представления книги.

При большом библиотечном фонде полностью ручной ввод такой информации требует значительных затрат времени сотрудников и становится одним из основных ограничивающих факторов цифровизации.

Использование искусственного интеллекта

Для упрощения и ускорения обработки информации в систему были добавлены модули автоматизированной обработки данных с использованием технологий искусственного интеллекта.

ИИ используется как вспомогательный инструмент при подготовке и структурировании информации для электронного каталога, в частности при работе с названиями, краткими и расширенными описаниями книг.

Основная задача такой автоматизации — сократить объем рутинной ручной работы сотрудников и ускорить перенос библиотечного фонда в цифровую систему, сохранив возможность проверки и корректировки подготовленной информации человеком.

Автоматизация библиотеки позволяет объединить электронный каталог, индивидуальный учет каждого экземпляра книги, инвентаризацию фонда и учет имущества в единой информационной системе. Использование штрихкодов, веб-паспортов и RFID создает основу для дальнейшего развития цифровых сервисов библиотеки и ускорения работы сотрудников с фондом.

Поэтапное развитие проекта

Проект строится поэтапно. На первом этапе основной акцент сделан на формировании цифрового каталога, индивидуальном учете библиотечного фонда, штриховом кодировании и развитии публичного сайта.

При этом выбранная архитектура позволяет в дальнейшем подключать дополнительные технологии и функции без необходимости создавать новую систему с нуля.

В перспективе система может развиваться в направлении более глубокой автоматизации инвентаризации фонда, применения RFID, расширения учета имущества и дальнейшего развития цифровых сервисов библиотеки.

Библиотека как единое цифровое пространство

Особенность проекта заключается в том, что цифровизация рассматривается не только как замена бумажного учета электронным.

Публичный сайт, каталог книг, учет экземпляров, идентификация, веб-паспорта и учет имущества постепенно объединяются в единую информационную среду, которая одновременно помогает сотрудникам библиотеки работать с фондом, а читателям — получать доступ к информации о книгах, авторах и деятельности библиотеки.

Такой подход создает основу для последовательного развития библиотеки — от базового электронного учета до современной цифровой системы управления библиотечным фондом и имуществом.

Заказчик: Великоалександровская библиотека.

Начало проекта: 2025 год.

Платформа: EAM WebRozum.

Основные технологии: инвентарный учет, штриховое кодирование, веб-паспорта, RFID-ready архитектура, искусственный интеллект, веб-технологии.

Основные задачи: учет библиотечного фонда, учет имущества, создание электронного каталога, автоматизация наполнения информации о книгах, развитие публичного сайта библиотеки.

Развитие проекта: последовательная цифровизация фонда, расширение электронного каталога, автоматизация инвентаризации и дальнейшее внедрение технологий автоматической идентификации.

Основные направления проекта: библиотечный фонд · учет книг · инвентарный учет · электронный каталог · штрихкодирование · веб-паспорта · RFID · учет имущества · EAM WebRozum · искусственный интеллект · автоматическая обработка данных · цифровизация библиотеки · публичный сайт