Автоматизація обліку бібліотечного фонду та майна бібліотеки
Цифровізація бібліотечного фонду та майна
Проєкт автоматизації обліку бібліотечного фонду та майна Великоолександрівської бібліотеки стартував наприкінці 2025 року. Основною метою проєкту стала цифровізація бібліотечного обліку на сучасній платформі з можливістю подальшого розвитку системи та поступового підключення нових технологій ідентифікації.
Після аналізу завдань і наявних процесів як технологічну основу було обрано багатофункціональну платформу WebRozum у конфігурації EAM. Обране рішення дозволило поєднати в одному інформаційному середовищі одразу кілька завдань — публічне представлення бібліотеки в інтернеті, електронний каталог і внутрішній облік бібліотечного фонду та майна.
Єдина платформа для сайту та внутрішнього обліку
Однією з особливостей проєкту стало використання спільної платформи як для публічної частини бібліотеки, так і для внутрішніх облікових процесів.
Публічний сайт надає читачам інформацію про бібліотеку, книги, авторів, новини та події, а облікова частина використовується працівниками для систематизації бібліотечного фонду та майна.
Такий підхід дозволяє не створювати окремі, ізольовані одна від одної системи, а поступово формувати єдиний цифровий інформаційний простір бібліотеки.
Облік бібліотечного фонду
Система передбачає індивідуальний облік примірників бібліотечного фонду з використанням інвентарних номерів і засобів автоматичної ідентифікації.
На першому етапі основним машинозчитуваним ідентифікатором було обрано штриховий код. Це дозволяє розпочати цифровізацію без суттєвого ускладнення інфраструктури та використовувати доступне обладнання для маркування і зчитування кодів.
Водночас архітектура рішення передбачає можливість подальшого розвитку системи та застосування RFID-міток для автоматизації інвентаризації, пошуку та інших операцій із бібліотечним фондом.
Веб-паспорт книги
Окрім внутрішнього облікового ідентифікатора, для книг формується цифрове представлення, доступне читачам через веб-інтерфейс.
Веб-паспорт дозволяє пов’язати фізичний примірник книги з інформацією про нього в інформаційній системі та зробити частину даних доступною безпосередньо через сайт бібліотеки.
Таким чином ідентифікація використовується не лише для внутрішнього обліку, а й як інструмент розвитку електронного каталогу та цифрових сервісів для читачів.
Облік майна бібліотеки
Платформа EAM WebRozum дозволяє розвивати проєкт не лише в напрямі обліку книжкового фонду, а й використовувати єдину систему для обліку майна бібліотеки.
Це дає можливість об’єднати в загальному цифровому контурі книги та інші матеріальні об’єкти, використовуючи для них єдині принципи інвентарної ідентифікації, маркування та ведення електронної інформації.
Проблема наповнення електронного каталогу
Одним із найбільш трудомістких завдань проєкту стало первинне наповнення інформаційної системи даними про книги.
Для кожного видання необхідно сформувати та структурувати значний обсяг інформації: назву, дані про автора, короткий і розширений опис, а також інші відомості, необхідні для електронного каталогу та публічного представлення книги.
За великого бібліотечного фонду повністю ручне введення такої інформації потребує значних витрат часу працівників і стає одним з основних чинників, що обмежують швидкість цифровізації.
Використання штучного інтелекту
Для спрощення та прискорення обробки інформації до системи були додані модулі автоматизованої обробки даних із використанням технологій штучного інтелекту.
ШІ використовується як допоміжний інструмент під час підготовки та структурування інформації для електронного каталогу, зокрема під час роботи з назвами, короткими та розширеними описами книг.
Основне завдання такої автоматизації — скоротити обсяг рутинної ручної роботи працівників і прискорити перенесення бібліотечного фонду в цифрову систему, зберігаючи можливість перевірки та коригування підготовленої інформації людиною.
Поетапний розвиток проєкту
Проєкт будується поетапно. На першому етапі основний акцент зроблено на формуванні цифрового каталогу, індивідуальному обліку бібліотечного фонду, штриховому кодуванні та розвитку публічного сайту.
Водночас обрана архітектура дозволяє надалі підключати додаткові технології та функції без необхідності створювати нову систему з нуля.
У перспективі система може розвиватися в напрямі глибшої автоматизації інвентаризації фонду, застосування RFID, розширення обліку майна та подальшого розвитку цифрових сервісів бібліотеки.
Бібліотека як єдиний цифровий простір
Особливість проєкту полягає в тому, що цифровізація розглядається не лише як заміна паперового обліку електронним.
Публічний сайт, каталог книг, облік примірників, ідентифікація, веб-паспорти та облік майна поступово об’єднуються в єдине інформаційне середовище, яке одночасно допомагає працівникам бібліотеки працювати з фондом, а читачам — отримувати доступ до інформації про книги, авторів і діяльність бібліотеки.
Такий підхід створює основу для послідовного розвитку бібліотеки — від базового електронного обліку до сучасної цифрової системи управління бібліотечним фондом і майном.
Замовник: Великоолександрівська бібліотека.
Початок проєкту: 2025 рік.
Платформа: EAM WebRozum.
Основні технології: інвентарний облік, штрихове кодування, веб-паспорти, архітектура з можливістю подальшого застосування RFID, штучний інтелект, веб-технології.
Основні завдання: облік бібліотечного фонду, облік майна, створення електронного каталогу, автоматизація наповнення інформації про книги, розвиток публічного сайту бібліотеки.
Розвиток проєкту: послідовна цифровізація фонду, розширення електронного каталогу, автоматизація інвентаризації та подальше впровадження технологій автоматичної ідентифікації.
Основні напрями проєкту: бібліотечний фонд · облік книг · інвентарний облік · електронний каталог · штрихове кодування · веб-паспорти · RFID · облік майна · EAM WebRozum · штучний інтелект · автоматизована обробка даних · цифровізація бібліотеки · публічний сайт
