Адреси електронної пошти

Правила адресації електронної кореспонденції.

Правила адресації електронної кореспонденції

Типове явище, коли при призначенні адрес електронної пошти вказуються ім'я та прізвище адресата. Наприклад, найбільш часте правило: перша літера імені, точка, прізвище, всі букви у транслітерації.

Для підприємств та організацій це є не доцільним — запам'ятати на слух дуже важко, при зміні співробітника необхідно виконати багато роботи по створенню нової адреси, налаштуванню та переносу даних. Більш правильним є призначення адрес за посадовими та функціональним обов'язкам. По-перше, при зміні працівника, це дозволяє надати новому співробітнику повну інформацію про лінії е-мейл комунікації його посади. По-друге, при зміні посади необхідно тільки внести зміни у підпис, всі зв'язки будуть збережені та передані новому співробітнику.

Короткі, прості та прив'язані до посади е-мейл адреси дуже зручні у ситуації, коли вашому співробітнику повинні відправити лист та йому потрібно повідомити свою службову адресу електронної пошти, продиктувавши телефоном. А якщо співробітнику доводиться диктувати свою адресу раз десять на день? А якщо це служба підтримки, маркетинг або секретаріат? Адреси можуть бути посадовими та груповими. Короткі імена надаються співробітникам, відділам та робочим групам.

Як вибирати коротку назву? Коротке ім'я для е-мейл адреси повинно формуватися за затвердженими корпоративним правилам. Ні в якому разі його не повинен вигадувати користувач. Як ім'я може використовуватися номер пропуску у тому випадку, якщо пропускна система підприємства пов'язана з посадою. Крім того, зручно використовувати внутрішній номер телефону.

Загальні адреси для відділу або функціоналу: 1@vostok.ua — адреса для приймання комерційних пропозицій. Її легко продиктувати, запам'ятати, обробляти та фільтрувати спам. Також можна використовувати імена відділів — kadry@vostok.ua.

Службові загальноприйняті імена

noreply@ — приклад дуже поганої адреси. Така адреса електронної пошти проявляє наплювацьке ставлення до одержувача листа — «ми прокукурікали, а там хоч світанок не наступай». Відправляєте лист — будьте готові отримати вхідний лист з питанням, пропозицією або зауваженням.

Формування імені за певною схемою

Наприклад, адреса пошти PNNDD@domain.ru, в якому:

У підсумку вийде V010112@vostok.ua. Поштову адресу, сформовану за такою схемою, вже можна легко продиктувати та правильно записати. Крім цього, можна автоматизувати створення такої адреси при заповненні картки співробітника у програмі «1С: Підприємство».

На час заміщення або відпустки співробітника, необхідно дати доступ до отримання листів з його робочої поштової скриньки. Можна делегувати доступ до поштової скриньки без можливості відправки листів від його імені. Всі листи повинні відправлятися від імені заступника.

Задати питання

Дивіться також

Товари

Telegram Vostok.UA Viber Vostok.UA