GDTI — ID типу документа
GDTI (Global Document Type Identifier) — глобальний ідентифікатор типу документа.
Стандарт GS1 GDTI являє собою ідентифікаційний номер не фіксованої довжини (мінімальна довжина від 13 цифр). Основу номеру GDTI становить Префікс GS1 підприємства у поєднанні з розрядами «тип документу», після котрого йде контрольна цифра (у цілому 13 розрядів, для побудови цієї частини номеру застосовується стандартна структура даних EAN/UCC-13).
Номер GDTI присвоює видавець документа, використовуючи свій Префікс GS1 підприємства та самостійно формуючи розряди «Тип документу» та «порядковий номер документа». Один і той же «Тип документа» застосовується для всіх документів однієї типової форми та таких, які використовуються для ідентичних цілей. Для відмінних типових форм документів значення розрядів «Тип документу» мусить відрізнятися.
У подальшому застосуванні «тип документу» може використовуватися як посилання на сукупність ознак та характеристик типу документу (видавець документу, тип документу, точні визначення прав та обов'язків, що випливають зі змісту документа та ін.). За своєю природою, деяка інформація у документі конкретно показує того, кому він призначений. Тому різні документи однієї типової форми будуть відрізнятися. Для відмінності документів однієї типової форми потрібно унікально ідентифікувати не тільки тип документа, але й кожен конкретний документ. Цю можливість забезпечує «Свій номер документу», використання якого, втім, не обов'язково.
«Свій номер документу» забезпечує ідентифікацію конкретного документа документ певного типу та необов’язково елементом номеру GDTI. Рекомендований шляхом присвоєння «власних номерів документів» — послідовне присвоєння порядкового номера кожному новому документу. Слід зазначити, що на будь-якій копії документа повинен використовуватися той самий номер, що й на оригіналі. «Свій номер документу» дає можливість пов’язувати з номером GTDI точні дані окремого документа: ім’я та адресу одержувача, посилання на його особисті дані та ін.
Номер GDTI у штриховому коді на документі. На документ номер GDTI завжди подається тільки у штрихових кодах символіки GS1-128 (раніше відома як UCC/EAN-128). Зміст та структуру будь-яких даних у штриховому коді GS1-128 та їх подальшу обробку автоматизованою системою визначає стандартний ідентифікатор застосування. При подачі номеру GDTI завжди застосовується ідентифікатор застосування (253). Завдяки цьому, під час зчитування штрих-кодової позначки GS1-128 будь-яка автоматизована система може однозначно визначити, що просканований номер GDTI, та правильно його обробити.
Приклад штрихового коду GS1-128 з номером GDTI
Штриховий код GS1-128 з ідентифікаційним номером GDTI може скануватися для отримання швидкого доступу до відповідної електронної інформації у системі документообігу, а у деяких випадках — і для автоматичного введення певних даних.
Застосування єдиного всесвітнього стандарту для ідентифікації документів передбачає, як наслідок, суттєві переваги для користувачів
- Підвищення рівня контролю за документообігом у кожній організації.
- Простежуваність документів у процесах роботи з ними.
- Спрощення обліку завдяки використанню стандартної системи, яку можуть без особливих складнощів ввести зацікавлені сторони.
- Можливості використання сканування з метою скорочення кількості ручного введення даних.
- Забезпечення унікальної в усьому світі ідентифікації документів, у перспективі може бути основою електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису.
- Забезпечення послідовного підходу у роботі як з електронними, так і з друкованими документами.
