Облік у кафе

Варіанти автоматизації обліку у кафе

Варіанти обліку у кафе можна умовно розділити на кілька видів. Кожен з них дозволяє підтримувати діяльність кафе та його розвиток. По мірі розширення бізнесу та перетворення одинокого закладу у мережеве виникає необхідність у переході на більш досконалий та деталізований рівень обліку. Автоматизація дозволяє вести облік швидше, зменшити людський фактор. Чим більший заклад та більша мережа, тим більш детальним повинен бути облік.

«По краях».
Облік продажів.
Деталізований облік з калькуляцією.
Загальний управлінський облік.
Повноцінний управлінський облік.

Облік у кафе, з чого почати?

Необхідність обліку у кафе з'являється ще на стадії його створення. Хтось веде облік у паперовому зошиті, хтось у таблицях Excel, хтось у програмі 1С:Підприємство. Ведеться облік вкладених коштів у ремонт, закупівлю обладнання, оснащення закладу. Починати облік можна з усього, чим зручно користуватися. Потім настає етап вибору програмного забезпечення та обладнання для обліку продажів. З досвіду фахівців ТОВ «Восток», якщо це перший заклад, або «пробна куля», не варто відразу навертати систему, купувати пос термінал, чековий принтер та програмне забезпечення.

pos-terminal

Цілком достатньо придбати касовий апарат та виконати вимоги законодавства. Це перший варіант обліку — облік по краях. Враховуються вкладені кошти у кафе, гроші виділяються на закупівлю продуктів та зарплату персоналу та виторг закладу. Мінімальні вкладення в облік, пробна експлуатація та загальне налаштування роботи закладу. Щоб не казали компанії по автоматизації обліку, для кафе на першому місці завжди були, є і будуть — смачні страви + атмосфера закладу. Саме ці дві речі створюють потік клієнтів та запускають сарафанне радіо.

Старт кафе у режимі «облік по краях» дозволяє:

Заощадити гроші на відкриття кафе.
Запустити заклад з мінімальними витратами.
Налагодити основні бізнес-процеси перед побудовою системи обліку.
Вийти з бізнесу з мінімальними втратами.
Спростити роботу персоналу на старті.
Протестувати різні формати роботи.
Визначитися з необхідною деталізацією обліку.

У мінімалістичному варіанті організації обліку в кафе, окрім обов'язкового обліку відповідно до вимог законодавства, важливим кроком є впровадження вагового контролю — зважування продуктів, напівфабрикатів, готових страв (в рамках контрольного зважування), а також порцій при відпустці відвідувачу.

Ваговий облік у кафе вибудовується поетапно — починаючи з фіксації закупівель, що надходять (продуктів від постачальників і закупівель на ринку), далі здійснюється облік сировини на кухні, зважування інгредієнтів, контроль ваги напівфабрикатів, а також порційний і контрольний облік готових страв.

Для організації вхідного вагового обліку сировини, напівфабрикатів та продукції в кафе фахівці компанії Vostok рекомендують ваги:

Ваги товарні електронні Промприлад
Ваги товарні електронні Перша вагова (Кіровоградський завод вагодозуючого обладнання)

За результатами тривалої експлуатації ваги цих виробників зарекомендували себе з кращого боку - надійністю, стабільністю в роботі, простотою підключення до комп'ютерної мережі та облікового програмного забезпечення.

Якщо кафе розвивається та збільшується потік клієнтів, то необхідно переходити до детального обліку продажів. Кафе оснащується пос терміналом, купується pos принтер чеків, підбирається програмне забезпечення для обліку. Принтер чеків працює не тільки на облік, а й «підробляє» на маркетинг — у чеку вказується сайт закладу, телефони для резервування столиків, анонси акцій та заходів. Зверніть увагу, для реклами у чеку необхідно щоб pos принтер був розрахований на ширину друку 80 мм. З інтенсивною роботою у кафе впорається принтер Citizen, який швидко друкує чеки зі швидкістю 160 мм/сек на чековій стрічці шириною 80 мм.

Printer-Citizen

На етапі простого обліку продажів можна вибирати практично будь-яке програмне забезпечення для кафе, як встановлюється на пос-термінал, так і працює «у хмарі». Варіанти облікового програмного забезпечення «у хмарі» хороші, якщо заклад ще не визначилося з подальшим розвитком та потрібна проста та недорога програма обліку для кафе. З прицілом на подальший розвиток обліку потрібно купувати не хмарний варіант. З нашого досвіду впровадження обліку у кафе, оптимальним варіантом є Мікроінвест. Програма проста в освоєнні, зручна у роботі, дозволяє поступово нарощувати деталізацію обліку.

Деталізований облік з калькуляціями страв

На ринку дуже багато пропозицій щодо автоматизації кафе та пристойна кількість пропозицій по програмному забезпеченню для кафе. Протестувавши більшість програм, фахівці компанії «Восток» прийшли до висновку, що практично 80% потреб в обліку забезпечують два програмних продукти: Мікроінвет та 1С:Підприємство. Ці дві програми можуть працювати спільно. Міроінвест варто вибирати якщо кафе буде працювати за стандартними бізнес-процесами, без налаштування під специфічні потреби у вигляді особливих дисконтних програм, подарункових сертифікатів, обліку по корпоративних клієнтах та окремих заходах.

Загальний управлінський облік у кафе

Управлінський облік у кафе має на увазі збільшення деталізації обліку, оперативний розрахунок рентабельності меню. При цьому на першому місці все одно залишаються найважливіші ділянки – «продаж» та «кухня». Будь-які доопрацювання в обліку не повинні сковувати роботу цих ділянок. Навпаки, кожна модернізація програмного забезпечення повинна спрощувати ведення обліку на кухні та у продажах. З досвіду наших проектів у продажах (прийомі замовлень, дозамовленнях, розрахунках з відвідувачами), а також на кухні (прийом, приготування замовлення, видача офіціанту) — найважливішою є швидкість. Операції обліку мають бути фоновими, оснащення робочих місць ергономічне та робота програмного забезпечення максимально оптимізована.

Повноцінний управлінський облік у кафе

Ефективне управління кафе неможливе без налагодженої системи управлінського обліку, що охоплює всі ключові аспекти бізнесу — від бухгалтерії до мотивації персоналу. Сучасний підхід до обліку будується на кількох взаємопов'язаних контурах:

Бухгалтерський облік та звітність. Це основа фінансової прозорості. Ведення обліку відповідно до законодавства дозволяє відстежувати всі грошові потоки, контролювати витрати та доходи, а також формувати достовірну звітність для аналізу та прийняття управлінських рішень.
Продажі та кухня: калькуляція та рентабельність страв Облік продажів у залі, на виніс та через онлайн-канали інтегрується з кухнею. Ключовим елементом є автоматизована калькуляція страв, що включає собівартість, націнку та облік залишків. Це дозволяє точно розраховувати рентабельність кожної страви та оперативно реагувати на зміни цін та попиту.
Онлайн-замовлення та доставка Інтеграція онлайн-кас, мобільних додатків, служб доставки та агрегаторів замовлень дозволяє централізовано керувати всіма каналами продажу. Це дає повну картину на замовлення, середній чек і навантаження на персонал.
Мотивація персоналу Система обліку робочого часу, KPI та бонусів допомагає вибудовувати прозору та справедливу мотивацію. Прив'язка результатів роботи до виручки, відгуків клієнтів та дотримання стандартів обслуговування стимулює зростання продуктивності та якості сервісу.
Облік майна та управління активами Контроль за посудом, обладнанням, меблями та іншими матеріальними активами кафе дозволяє мінімізувати втрати та продовжити термін служби обладнання. Ведення електронних паспортів об'єктів, інвентаризація з використанням QR або RFID прискорює облік та запобігає несанкціонованим списанням.