Автоматизація інвентаризації основних засобів

Інвентаризація основних засобів (ОЗ) — спочатку це поняття походить із бухгалтерського обліку. Сьогодні зміст терміна «Інвентаризація ОЗ» значно розширився і йдеться вже про повноцінне управління активами підприємства. Якщо раніше під інвентаризацією розуміли перевірку відповідності фактичної наявності основних засобів даним бухгалтерських журналів і програм, то нині цей процес охоплює значно глибший рівень деталізації обліку та контролю активів.

Основні засоби підприємства — це всі матеріальні активи (інструменти, обладнання тощо), що використовуються у виробництві продукції або наданні послуг зі строком експлуатації понад один рік. Для перевірки відповідності фактичної наявності даним обліку періодично проводиться інвентаризація. Традиційно це потребує ручного перерахунку, що є трудомістким процесом.

Ми пропонуємо варіант інвентаризації основних засобів, який значно спрощує та прискорює цей процес.

Маркування

Для проведення інвентаризації всі основні засоби мають бути промарковані. Ми пропонуємо сучасний і простий спосіб маркування: на принтері етикеток друкуються етикетки зі штрихкодом, що містить найменування, інвентарний номер і місцезнаходження кожної одиниці активів.

Використання термотрансферного принтера та поліпропіленових етикеток із відповідним ріббоном дозволяє забезпечити до 80% задач з маркування майна в офісних умовах.

Для виробничих приміщень, відкритих майданчиків або обладнання, що працює на вулиці, застосовуються спеціалізовані етикетки чи інші засоби маркування.

Однією з оптимальних моделей для старту проєкту інвентаризації є Godex G-500. Принтер підключається до корпоративних систем обліку, невибагливий до витратних матеріалів і простий в освоєнні для персоналу.

Нанесення етикеток здійснюється за допомогою ручного аплікатора, що забезпечує швидке та акуратне приклеювання.

Для окремих видів обладнання стандартних паперових або синтетичних етикеток недостатньо. В умовах виробництва, складів чи сервісного обслуговування маркування піддається впливу вологи, пилу, мастил, ультрафіолету, перепадів температур і механічного стирання. У таких випадках застосовуються етикетки з ламінуванням — із додатковим захисним шаром.

Ламінувальний шар забезпечує стійкість до агресивних середовищ і зберігає читабельність штрихкодів, QR-кодів або RFID-міток протягом усього життєвого циклу активу.

Інтеграція автоматизації інвентаризації у наявні корпоративні системи обліку потребує попереднього аналізу ІТ-архітектури підприємства: структури баз даних, платформ обліку, регламентів обміну та вимог безпеки.

Можливі моделі інтеграції: файловий обмін, API-взаємодія в онлайн-режимі або прямий обмін між базами даних. Вибір залежить від масштабів підприємства, вимог до швидкості оновлення даних і політик безпеки.

Коректна схема інтеграції дозволяє уникнути дублювання інформації, мінімізувати ручні операції та забезпечити цілісність даних у єдиному інформаційному контурі управління.

Під час проведення інвентаризації використовується термінал збору даних, яким зчитуються всі штрихкоди на основних засобах.

Дані вивантажуються в систему, де автоматично порівнюються з обліковими записами. Процес може виконуватися й віддалено — результати з філій передаються через Інтернет до центральної бази даних без можливості коригування на місці.

Такий підхід підвищує достовірність обліку, зменшує вплив людського фактора та скорочує трудові витрати.

Звертайтеся до компанії «Восток», і ми допоможемо автоматизувати процес інвентаризації основних засобів. Надсилайте запит на електронну адресу vostok@pkf.dp.ua, через форму зворотного зв’язку або телефонуйте +38 068 405-41-11.

Задати питання